Software per maand: maatwerk zonder grote investering vooraf

Je weet precies welk deel van het werk te veel tijd kost. Offertes die je elke keer opnieuw opbouwt, orders die via mail binnenkomen en in Excel belanden, facturen die je aan het eind van de maand bij elkaar zoekt. Eigen software zou dat oplossen, maar het voelt als een groot project met een flinke rekening vooraf. Een software abonnement voor het mkb is een andere route: software die rond jouw werk is gebouwd, waarvoor je een vaste prijs per maand betaalt.

In dit artikel leggen we uit hoe dat werkt, wat er in zo'n maandprijs zit en hoe het zich verhoudt tot de twee bekende alternatieven.

Waarom eigen software vaak blijft liggen

Veel ondernemers denken bij eigen software aan iets voor de grote jongens. En dat is niet zo vreemd. Wie ooit een offerte voor maatwerk heeft gezien, weet hoe dat gaat: eerst maanden praten en ontwerpen, dan een groot bedrag betalen, en hopen dat het resultaat aansluit bij wat je bedoelde.

Dus blijft het bij wat er al is. Een Excel-lijst die steeds groter wordt, mails die je doorstuurt naar een collega, gegevens die je overtypt van het ene systeem naar het andere. Het werkt, maar het kost elke week uren. En die uren heb je juist niet als je je handen al vol hebt.

Drie manieren om aan software te komen

Grofweg zijn er drie routes. Elk heeft zijn plek, dus het is goed om ze naast elkaar te zetten.

Een standaardpakket

Je sluit een abonnement af en kunt meteen beginnen. Vaak betaal je per gebruiker per maand. Het nadeel: jij past je aan het pakket aan, niet andersom. Je betaalt ook voor functies die je nooit gebruikt, en het koppelen met je boekhouding of andere systemen gaat niet altijd. Werkt je bedrijf net anders dan de bedenkers van het pakket voor ogen hadden, dan merk je dat elke dag.

Een eenmalig maatwerkproject

Een softwarebouwer maakt precies wat je nodig hebt. Dat past goed, maar je betaalt een groot bedrag vooraf. Na de oplevering houdt vaak niemand het meer bij. Na een paar jaar loopt de software achter, sluit hij niet meer aan op je nieuwe boekhoudpakket, en sta je voor de keuze: opnieuw investeren of ermee leren leven.

Software per maand

De derde route combineert het beste van beide. De software wordt gebouwd rond hoe jouw bedrijf werkt, maar je betaalt geen groot project vooraf. Je neemt hem af voor een vaste prijs per maand, en daarin zitten het gebruik, het beheer en de updates. Verandert je werkwijze, dan groeit de software mee.

Wat zit er in een software abonnement voor het mkb?

Bij software per maand van IT Ondersteuning betaal je niet alleen voor het programma zelf, maar voor alles wat nodig is om het goed te laten draaien:

• Je eigen portaal, gebouwd rond hoe jouw team werkt. Inloggen met je Microsoft-account, op kantoor en onderweg.
• Servers en back-ups: de software draait op beveiligde servers. Jij hoeft niets te installeren of bij te houden.
• Beveiliging en updates, zodat het veilig blijft en niet achterloopt.
• Koppelingen met je boekhouding, Microsoft 365 en de pakketten die je al gebruikt. Gegevens voer je één keer in.
• Beheer: loopt er iets niet, dan heb je één aanspreekpunt.
• Doorontwikkeling: verandert je werkwijze, dan passen we het portaal aan. Nieuwe onderdelen spreken we vooraf met je af.

Het grote verschil met een eenmalig project is dat het onderhoud er standaard bij hoort. Software is nooit echt af. Je boekhoudpakket krijgt een nieuwe versie, je neemt iemand aan met een andere rol, je gaat een nieuwe dienst aanbieden. Bij een maandelijkse afspraak is er altijd iemand die dat oppakt.

Begin bij het proces dat de meeste tijd kost

Je hoeft niet alles in één keer te automatiseren. Sterker nog: dat raden we af. Je begint met het proces dat nu de meeste tijd kost of de meeste fouten oplevert. Dat kan het maken van offertes zijn, het verwerken van orders, de facturatie of een controle die elke week met de hand gebeurt.

Zo'n eerste stap wordt eerst getest en pas daarna in gebruik genomen. Je werk loopt gewoon door. Bevalt het, dan pak je het volgende proces aan. Zo bouw je stap voor stap aan software die past bij jouw bedrijf, zonder dat je na een paar jaar opnieuw moet beginnen.

Vooraf weet je waar je aan toe bent. Na de gratis processcan krijg je een voorstel waarin per stap staat wat we bouwen, wat het inrichten kost en wat de vaste prijs per maand wordt.

Wat we bouwen, blijft werken

Een begrijpelijke zorg bij elk abonnement: wat als er iets misgaat tussen jou en de leverancier? Bij IT Ondersteuning is daar een vaste regel voor. We zetten nooit de stekker uit jouw software, ook niet als er eens een factuur blijft liggen. Jouw bedrijf moet kunnen blijven draaien, en daar hoort software bij die het gewoon doet.

Afhankelijk zijn van een leverancier hoeft dus geen risico te zijn, zolang de afspraken helder zijn. Wil je meer weten over wat je van een IT-partner mag verwachten, lees dan ook Wisselen van IT-partner zonder zorgen.

Is software per maand iets voor jouw bedrijf?

Soms is een standaardpakket gewoon de beste keuze, en dan zeggen we dat ook. Maar herken je een of meer van deze situaties, dan is het de moeite waard om verder te kijken:

• Je typt dezelfde gegevens over in mail, Excel en je boekhouding.
• Je hebt een pakket dat net niet past, en werkt eromheen met lijstjes.
• Er is één collega die weet hoe het echt werkt, en als die er niet is, staat het stil.
• Je wilt groeien, maar die vacature blijft openstaan.

Benieuwd waar in jouw bedrijf de meeste tijd heen gaat? Plan een gratis processcan. We kijken samen hoe het werk nu loopt, wijzen aan wat je als eerste kunt automatiseren en je krijgt een helder voorstel met een vaste prijs per maand.